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超時間管理術!ディレクターの作業効率を高める5つのポイント

私は、お客様と打ち合わせをし、社内のタスクに対して、それぞれの仕事の段取りとスケジュール管理をする「ディレクター」という仕事をしています。
ディレクターになったばかりの時は、スケジュール管理が全くできず、毎日が残業続きでした。

集中しなければいけない作業をしていても、予想以上の電話・メール対応に追われ続け、スケジュールも乱れっぱなし。
「これいつできる?」とお客さんから言われても、いつできるか全く分からないという状況でした。
そんな昔の私のような境遇の方に、少しでもお役に立てればと思い、今、私が行っているスケジュール管理方法をご紹介いたします。

全ての作業を書き出し優先順位づけする

まずは、ともかく自分が抱えている作業を全て書き出します。
「○○さんにメールを送る」といった細かいことも含めてすべてです。
そして書き出した作業のすべてに優先順位をつけます。
デッドラインが決まっている作業は、書き出した作業内容の横に(〇月〇日)と日付を書いておきます。
これにより、例えば最悪間に合わなそうな時でも、早目に手を打ち、対処することができます。

1日のタスクを4分割に分ける

今、私は、1日を3時間ごとの4分割に分け、その都度スケジューリングを行うようにしています。
具体的には、下記の4つの時間に分けます。

①9:00~12:00
②13:00~16:00
③16:00~19:00
④19:00~

そして分割した時間ごとに、作業の優先順位を見直して、その都度スケジュール調整を行います。
昔は1日単位でスケジューリングをしていましたが、仕事量が増えてくると、追加タスクが頻繁に発生するので、3時間ごとにスケジューリングをしなおすようになりました。
3時間より短くすると、考える仕事の時間確保が難しくなり、3時間より長くすると、追加で発生したタスクへの対応が遅くなるなどうまくいかなかったため、3時間が最も適していると感じています。

追加タスクはすぐに手をつけない

どんなに明確にスケジューリングをしていても、追加タスクは必ず発生します。
私の場合には、よっぽど緊急でない限りは、追加タスクは、分割した時間の次のスケジュールまでは、手をつけないようにしています。
例えば、10:00に追加のタスクが発生した場合には、発生したタスクを追加タスク欄に書いておき、13:00からのスケジュール調整で、追加タスクの優先順位をつけてから、作業するようにしています。
このことにより、最初に決めておいた作業スケジュールが崩されることが少なくなります。

思考系の仕事は朝、処理系の仕事は夜

基本的なことですが、朝に頭を使う仕事をし、夜には、処理系の頭をあまり使わない仕事をします。
スケジュールもそのことを意識して、時間ごとに作業の優先順位を変えています。

例えば、朝10時までは、緊急以外のメールの処理はせず、頭を使う思考系の作業を優先するようにしていますし、夜の19時以降は、メールの処理などを中心としたあまり頭を使わない処理系の作業を優先するようにしています。

情報と資料の整理

時間を管理するということは作業を管理することでもあります。
急な対応が必要な場合やタスクを切り替えて作業を始める時など、常日頃の情報と資料の整理が大事になります。
「あの資料どこだっけ?」「そういえば○○さんからのメールは…」などの調べる時間って結構ばかにならないものです。
私が情報と資料の整理として、日頃意識してやっているのは、打ち合わせ後の手書きメモのデータ化です。打ち合わせでノートや資料に書き込んだ手書きのメモを帰社したらデータに落とし込んで、該当案件フォルダに入れるようにしています。そうしておくことで、次に作業をする際に資料を探す手間が無くなり、スムーズに作業に入っていくことができます。

最後に

スケジュール管理で大事なのは、何よりも全体把握です。どれだけ先のことを見越せているかが大事になります。
また、スケジュールの変更は頻繁に発生するので、最初に決めたスケジュールに固執し過ぎず、定期的に修正していくことが大切です。
人それぞれのスケジュール管理方法はあるかと思いますが、お役に立てれば幸いです。