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忙しいあなたに代わって探しました!便利なプロジェクト管理ツール

ありがたいことに、弊社はいつもお客様よりたくさんのお仕事をいただき、社員一同忙しく充実した日々を過ごさせていただいております。

しかし忙しさのあまり、ときに大事なプロジェクトの大事な用件を忘れかけていて、冷や汗をかいたことはないでしょうか。ないですか。そうですか。優秀ですね。

“To achieve great things, two things are needed: a plan and not quite enough time.”
(偉大なことを成し遂げるには、2つのことが必要だ。1つは計画、もう1つは不足気味の時間。
レオナルド・バーンスタイン)

忙しいことは決して悪いことではありません!
優秀な方もそうでない方も、仕事が忙しいときこそ「忙しさに飲まれない工夫」を考えるべきではないでしょうか!!

今これを書いている私には、ここまで読んだあなたの「そうは言っても、毎日の仕事をこなすので精一杯。新しいツールを探している時間はないよ…」という心の声が聞こえます。

そこで今回は!私が忙しいあなたに代わり、いくつかの便利なプロジクト管理ツールを探して、試してみました。
それぞれの特徴と使用した感想をまとめましたので、お昼ごはんを食べながらでも見てください。

1.Trello

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Trello」は「ボード」と呼ばれる画面に、プロジェクト毎に作成した「カード」を貼り付け、カードの中身を更新していきます。
…..うん。プロジェクト別には分けられるけど、一般的なToDoリストと大差ありませんね。もっと一目で進捗状況がわかるツールはないのか! あるはずだ!

2.Gantter

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そこで目を付けたのがガントチャート機能を持った「Gantter」です。これは進捗状況がわかりやすい!
ガントチャートとは横向きの時間軸に対して、各プロジェクトの作業を棒グラフにして表したもの。これを使うと「今どのプロジェクトがどの過程にあるのか」「明日は誰に何を依頼すべきなのか」「お客様に確認してたいただく日はいつなのか」などが一目瞭然ですね。
ガントチャート、便利です。

もっと高機能なガントチャートツールはないのでしょうか?

3.Brabio!

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ありました。
それがこの「Brabio!」です。

ガントチャートの基本的な使い方はGantterと同じですが、特筆すべきなのは棒グラフの色が作業の進捗状況によって自動で変化する点です。
「期限切れ」と「進捗遅れ」は色が変わるのですぐにわかります。期限切れ、燃えています。誰の何が燃えているんでしょうか…。

04(公式サイトより画像引用)

その他、表示を「作業中」「未着手」「完了確認」「完了」「停止」にするには、管理者か情報を共有している他のユーザーが手動で変更します。
作業が始まっているプロジェクトは、進捗を変更すれば、

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色が変化して、進捗状況がわかりやすい!

Before

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After

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またBrabio!には、ガントチャート以外にも、便利な機能がたくさん備わっています。

自分が携わっているすべてのプロジェクトの進捗状況を、複数のグラフで表示したり、

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進捗状況の変化を、随時お知らせしてくれたり、

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Todoリストを他のユーザーと共有したり、

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いろんな使い方ができますね。エクセルファイルに出力することもできますよ!
このツールについて、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

一方で前述のGantterは、他のユーザーを招待して情報を共有しなくてもヒューマンリソースを登録できる点や、自由に棒グラフの色を変更できる点も便利です。たくさんの人が携わるプロジェクトを管理する方にはありがたいですね。
またヒューマンリソース毎にコストを登録しておけば、自動でプロジェクト全体のコスト計算をしてくれる機能も、使う人によってはかなり便利です。

まとめ

いかがでしたか? 
プロジェクト管理は効率化できそうですか? 

今回ツールを使ってみて、「プロジェクトを管理しやすい」以外にも、いくつかのメリットがありました。
その中でも特に大きかったのは「お客様にプロジェクトのスケジュールを、わかりやすい形でお伝えできるようになったこと」です。

制作に必要な資料をいただくときや、制作物の確認をお願いするときにも、

「○日から制作に入るので、○日までには資料が必要です」
「○日にトップデザインのデータをお渡しするので、○日までに確認してください。そうすれば○日に完成します」

といったように、ガントチャートを見ていただきながら理由と一緒に期日の説明ができると、お客様も「なぜその日までにそれをしなければならないのか」を理解していただけるので、お願いがしやすいです。

今回紹介した以外にも「GANTTplanner」「Wrike」「ToDous」「hitask」「REDMINE」「Share Brain」など、Web上にはたくさんのプロジェクト管理ツールがあります。

プロジェクト管理に特化したツールではなくても、使う人の仕事内容や性格によっては「GoogleドライブやEvernoteですべての情報を一元管理するんだ!」というスタイルが合う場合もありますね。
もちろん、それぞれの特性を活かして複数のツールを併用するのも効果的です。

あなたも管理したい情報に合わせて、自分に合ったツールを見つけてください。
この記事が少しでもお役に立てれば嬉しいです。